Quitter Excel : mettre en place un logiciel comptable pour une petite entreprise au Liban

Presque toutes les petites entreprises au Liban tiennent d'abord leurs chiffres de la même façon : un tableur qui était propre au départ, qui a pris un onglet par mois, une colonne pour les dollars et une autre pour les livres, et quelques formules que seule une personne comprend. Cela fonctionne, jusqu'au jour où cela ne fonctionne plus — quand la personne qui l'a construit s'en va, quand le comptable demande quelque chose que la feuille ne sait pas produire, ou quand vous réalisez que vous ignorez lequel de vos clients vous doit quoi.

Un logiciel comptable règle l'essentiel de ces problèmes. Mais c'est au moment de la bascule que les entreprises perdent des mois : elles souscrivent un abonnement, l'ouvrent, contemplent un plan comptable vide et retournent à Excel.

Ce guide explique comment faire la bascule correctement et à la bonne date : quand elle en vaut la peine, pourquoi cette date est le 1er janvier, comment choisir un système, les décisions à prendre sur les deux monnaies avant tout paramétrage, et ce que coûte une mise en place confiée à un spécialiste.

Avez-vous vraiment besoin d'un logiciel ?

Pas toutes les entreprises. Une activité de services à une personne, avec quelques factures par mois et un seul compte bancaire, peut très bien fonctionner avec un tableur propre et bien structuré, vérifié par un teneur de livres.

Les signes que vous l'avez dépassé sont concrets. Vous émettez assez de factures pour que le suivi des encaissements soit devenu approximatif. Vous détenez de l'argent en plusieurs monnaies et à plusieurs endroits — un compte bancaire, une caisse, une application de portefeuille — et les rapprocher prend un après-midi. Plusieurs personnes saisissent des chiffres et personne ne sait qui a modifié quoi. Vous avez du stock sans connaître sa valeur. Ou votre comptable passe chaque année des heures facturées cher à reconstituer vos chiffres avant de faire le travail pour lequel vous le payez vraiment.

Si deux de ces situations ou plus vous correspondent, un logiciel sera vite rentabilisé, en temps comme en mauvaises surprises évitées.

Pourquoi viser le 1er janvier

Au Liban, l'exercice fiscal court du 1er janvier au 31 décembre pour la plupart des entreprises. Le 1er janvier est donc le jour le plus propre pour démarrer un nouveau système, pour une raison simple : les soldes d'ouverture sont les soldes de clôture de l'année précédente.

En basculant au 1er janvier, votre nouvelle comptabilité part d'un seul jeu de chiffres arrêté — ce que contenait chaque compte, ce que vos clients vous devaient, ce que vous deviez à vos fournisseurs, le stock que vous déteniez — validé avec votre comptable lors de la clôture. Tout ce qui suit cette date vit dans le nouveau système. Tout ce qui précède reste dans l'ancien, archivé et intact.

En basculant en juin, par exemple, vous avez deux mauvaises options : ressaisir janvier à mai dans le nouveau système, soit des semaines de travail, ou garder la moitié de l'année d'un côté et l'autre moitié de l'autre, ce qui transforme vos comptes annuels en travail de fusion pour votre comptable.

Démarrer au 1er janvier signifie que le vrai travail se fait maintenant. Un plan réaliste ressemble à ceci :

• Octobre : décider si vous avez besoin d'un logiciel, en parler à votre comptable et choisir le système.
• Novembre : le paramétrer — plan comptable, devises, paramètres fiscaux, clients, fournisseurs, produits, modèle de facture, utilisateurs.
• Décembre : le faire tourner en parallèle de votre tableur pendant quelques semaines de transactions réelles, corriger ce qui cloche et former les utilisateurs.
• Janvier : saisir les soldes d'ouverture validés dès que les chiffres de fin d'année sont arrêtés, et ne plus utiliser le tableur pour les nouvelles opérations.

Si votre comptabilité de cette année est elle-même en retard, traitez cela d'abord ; notre guide sur le rattrapage comptable avant la clôture l'aborde en détail. Ce sont des chiffres de clôture propres qui rendent possible un démarrage propre.

Choisir un système : les questions qui comptent ici

Vous trouverez en ligne bien des classements du « meilleur logiciel comptable au Liban ». Beaucoup sont rédigés par des sociétés qui vendent l'un des produits cités : lisez-les comme des brochures. Le choix se ramène à quelques questions auxquelles vous pouvez répondre vous-même.

Qu'utilise votre comptable, ou qu'accepte-t-il ? Posez cette question en premier. Le système qui exporte exactement ce dont votre comptable a besoin, dans un format qu'il pratique déjà, fait gagner des heures chaque année. S'il utilise un produit précis, c'est un argument de poids en sa faveur.

Gère-t-il plusieurs devises dans la formule que vous achèterez réellement ? Beaucoup de systèmes en ligne ne proposent le multidevise que dans les formules supérieures. Vérifiez la formule précise, pas la page marketing du produit, et assurez-vous de pouvoir saisir une opération dans une devise et voir sa valeur dans votre devise de reporting.

Peut-il produire les factures dont vous avez besoin ? Si vos clients ont besoin de factures en arabe, ou bilingues, vérifiez que le modèle le fait correctement — texte arabe bien affiché, ni inversé ni morcelé — avant de vous engager. Demandez à votre comptable ce qu'une facture doit mentionner pour votre activité.

Comment les données bancaires vont-elles entrer ? Certains systèmes se connectent directement aux banques et récupèrent les opérations automatiquement. Vérifiez que cela fonctionne avec votre banque ; sinon, l'alternative réaliste est d'importer régulièrement les relevés, ce qui convient très bien tant que quelqu'un est responsable de cette routine.

En ligne ou installé, et que se passe-t-il quand internet coupe ? Un logiciel en ligne rend votre comptabilité accessible partout et sauvegardée par l'éditeur, mais il faut une connexion pour l'utiliser. Si votre bureau perd souvent la connexion, demandez comment le système se comporte hors ligne et si un partage de connexion depuis un téléphone suffit pour continuer.

Combien coûte-t-il par mois, par utilisateur, en dollars, et comment payer ? Les abonnements sont généralement mensuels et souvent facturés par utilisateur. Vérifiez le prix actuel sur le site de l'éditeur lui-même, et assurez-vous de pouvoir le régler avec une carte qui fonctionne pour les paiements en ligne à l'étranger.

Un spécialiste de la mise en place qui connaît plusieurs systèmes peut vous aider à comparer, mais tranchez avec votre comptable présent, pas après.

Les décisions sur les deux monnaies, avant le paramétrage

C'est la partie qui déraille le plus souvent, et elle déraille au paramétrage, sans bruit, d'une manière pénible à défaire ensuite.

Arrêtez ces réponses avec votre comptable et mettez-les par écrit avant que quiconque ne paramètre quoi que ce soit :

• La devise de tenue des comptes — votre devise de base ou de reporting.
• Le taux de change appliqué, sa source et le moment où il s'applique — date de la facture, date du paiement, ou une autre règle fixée par votre comptable.
• La présentation des soldes détenus dans l'autre devise, et s'ils sont réévalués en fin de période, et comment.
• Le traitement des espèces — un compte de caisse distinct par devise est généralement bien plus clair qu'une seule caisse où les deux monnaies se mélangent.

Paramétrez ensuite le logiciel selon ces réponses, et appliquez-les de la même façon à chaque fois. Un système paramétré de manière incohérente produit des rapports d'apparence précise mais faux, ce qui est pire qu'un tableur dont on sait qu'il faut se méfier.

Ce que comprend réellement une mise en place

Une mise en place sérieuse, réalisée par un spécialiste, couvre généralement :

• Un plan comptable adapté à votre activité — ni celui livré par défaut, ni trois cents comptes que vous n'utiliserez jamais.
• Devises, paramètres fiscaux et numérotation des factures configurés selon les exigences de votre comptable.
• Les soldes d'ouverture, saisis à partir de chiffres validés.
• Clients, fournisseurs et produits importés depuis vos listes existantes, nettoyées d'abord pour ne pas reprendre les doublons.
• Les modèles de factures et de devis à vos coordonnées, dans les langues nécessaires.
• La connexion bancaire ou une routine d'import des relevés, testée avec des données réelles.
• Les utilisateurs et leurs droits, chacun avec son propre identifiant et uniquement les accès nécessaires.
• La formation de la personne qui saisira les opérations au quotidien, avec un court guide écrit de votre propre routine.

Demandez tout cela par écrit comme périmètre. « Installer QuickBooks » n'est pas un périmètre ; la liste ci-dessus en est un.

Si vos données existantes sont surtout sur papier ou en fichiers scannés, la saisie peut être confiée à part à un freelance en saisie de données, le spécialiste se chargeant du paramétrage et des contrôles.

Ce que cela coûte

Sur Furrsati, une mise en place QuickBooks ou Xero — plan comptable, soldes d'ouverture, intégrations et formation — se facture généralement 100 à 500 dollars le projet. La tenue de livres courante se situe généralement entre 10 et 30 dollars de l'heure, et la simple saisie de données entre 3 et 8 dollars de l'heure.

Votre position dans la fourchette dépend du nombre de devises et de comptes bancaires concernés, du volume de données à nettoyer et importer, de la présence de stock et du nombre de personnes à former. L'abonnement au logiciel est à part : vous le payez directement à l'éditeur, chaque mois, à votre nom.

Une fois le système en route, la plupart des petites entreprises gagnent à confier quelques heures de tenue de livres par mois plutôt qu'à tenter de garder le système parfait elles-mêmes. Nos guides pour recruter un teneur de livres et sur les tarifs de tenue de livres au Liban vous aident à choisir cette personne.

L'abonnement à votre nom, pas à celui du freelance

Une seule règle, parce que c'est là que les mises en place tournent à la prise d'otage : le compte du logiciel est ouvert au nom de votre entreprise, avec votre adresse e-mail, et payé avec votre carte. Le spécialiste reçoit son propre identifiant utilisateur, que vous pouvez supprimer le jour où le projet se termine.

Ne laissez jamais quelqu'un ouvrir le compte à son nom « pour simplifier ». Votre comptabilité est l'histoire de votre entreprise ; elle ne doit jamais dépendre de vos bonnes relations avec la personne qui l'a paramétrée. À la fin du projet, vérifiez que vous pouvez vous connecter comme propriétaire, exporter vos données et retirer vous-même l'accès du spécialiste.

Engager et payer sans risque

Trois questions trient vite les candidats : quels systèmes avez-vous mis en place pour des entreprises travaillant en plusieurs devises ; de quoi aurez-vous besoin de ma part et de celle de mon comptable, et pour quand ; et que saurai-je faire seul après la formation. Un spécialiste qui ne demande pas à parler à votre comptable doit vous rendre prudent.

Mettez le périmètre par écrit avec notre guide du brief, et structurez-le en jalons : système choisi et paramétré, puis période en parallèle terminée, puis soldes d'ouverture saisis et formation assurée.

C'est là que Furrsati retire le risque. Vous publiez votre projet, comparez les propositions de freelances vérifiés, financez un jalon et ne libérez le paiement qu'une fois le travail approuvé, les fonds du jalon étant conservés par Stripe jusqu'à ce que vous les libériez. Les frais de service sont prélevés côté freelance : seuls les frais habituels de traitement de carte s'ajoutent à votre facture, et les jalons financés par le portefeuille n'en supportent aucun. Les freelances vérifient leur identité avant de pouvoir retirer ; en tant que client, aucune vérification ne vous est demandée. Les paiements parviennent au freelance au Liban par OMT, Whish, virement bancaire ou USDT.

Votre prochaine étape

Posez deux questions à votre comptable cette semaine : quel système il souhaite que vous utilisiez, et ce dont il a besoin de votre part pour la clôture. Ensuite, choisissez, paramétrez en novembre, faites tourner en parallèle en décembre et démarrez proprement le 1er janvier. Quand vous êtes prêt, recrutez un spécialiste QuickBooks ou Xero sur Furrsati pour la mise en place, et un teneur de livres pour la garder propre ensuite.

Foire aux questions

Quel est le meilleur moment pour passer à un logiciel comptable au Liban ?

Pour la plupart des entreprises, le 1er janvier, car l'exercice fiscal au Liban court généralement du 1er janvier au 31 décembre et le nouveau système peut partir des soldes de clôture validés de l'année précédente. Pour démarrer à cette date, choisissez le système en octobre, paramétrez-le en novembre et faites-le tourner en parallèle de votre tableur en décembre.

Combien coûte la mise en place de QuickBooks ou Xero au Liban ?

Sur Furrsati, une mise en place QuickBooks ou Xero — plan comptable, soldes d'ouverture, intégrations et formation — se situe généralement entre 100 et 500 dollars le projet. L'abonnement au logiciel est à part et se paie directement à l'éditeur. La tenue de livres courante se situe généralement entre 10 et 30 dollars de l'heure.

Quel logiciel comptable choisir pour une petite entreprise au Liban ?

Celui que votre comptable utilise ou accepte, qui gère plusieurs devises dans la formule que vous achèterez réellement, qui produit les factures dont vous avez besoin, en arabe si nécessaire, et qui correspond à votre manière de faire entrer les données bancaires. Beaucoup de classements en ligne sont rédigés par des éditeurs : vérifiez ces points dans le détail des formules plutôt que de vous fier à une liste.

Comment gérer le dollar et la livre libanaise dans un logiciel comptable ?

Avant le paramétrage, arrêtez avec votre comptable la devise de tenue des comptes, la source du taux de change et le moment où il s'applique, la présentation et la réévaluation des soldes dans l'autre devise, et l'enregistrement des espèces dans chaque devise. Paramétrez le logiciel selon ces réponses et appliquez-les toujours de la même façon.

Puis-je continuer avec Excel ?

Si vous êtes une petite activité de services avec peu de factures, un seul compte bancaire et une seule devise, un tableur bien structuré vérifié par un teneur de livres peut suffire. Dès que vous jonglez avec plusieurs devises et comptes, que plusieurs personnes saisissent des données, que vous gérez du stock ou que le suivi des encaissements devient approximatif, un logiciel est généralement rentabilisé.

À qui doit appartenir le compte du logiciel comptable ?

À votre entreprise. Ouvrez-le à son nom, avec votre e-mail, payé par votre carte, et donnez au spécialiste son propre identifiant utilisateur, que vous supprimerez à la fin du projet. Vérifiez à la fin que vous pouvez vous connecter comme propriétaire et exporter vos données vous-même.